Jak wygląda przystąpienie nowego pracownika do PPK? Proces ten jest uregulowany ustawowo i zawiera szereg etapów oraz terminów, których należy bezwzględnie przestrzegać. Nowy pracownik zostaje zgłoszony do Pracowniczych Planów Kapitałowych (PPK) po upływie minimalnie 14 dni zatrudnienia, a maksymalnie do 10 dnia miesiąca następującego po trzech miesiącach pracy. Przystąpienie do programu jest obowiązkowe dla osoby spełniającej wskazane kryteria, chyba że złoży ona rezygnację z udziału w PPK. W niniejszym artykule krok po kroku wyjaśniamy szczegóły całego procesu oraz wskazujemy najważniejsze obowiązki i uprawnienia zarówno pracownika, jak i pracodawcy. Informacje poniżej opierają się na aktualnych przepisach i praktykach obowiązujących w polskim systemie prawnym dotyczącym PPK.
Warunki wstąpienia nowego pracownika do PPK
Nowy pracownik może przystąpić do PPK wyłącznie wtedy, gdy spełni określone prawem warunki. Głównym kryterium jest zatrudnienie na podstawie umowy o pracę i podleganie ubezpieczeniom emerytalno-rentowym. Program nie dotyczy osób zatrudnionych na umowę o dzieło, prowadzących działalność gospodarczą lub współpracujących z przedsiębiorcą, chyba że złożą one odpowiedni wniosek i są w wieku 55–70 lat – w tym przypadku przystąpienie do PPK jest dobrowolne[1][2].
Minimalny czas zatrudnienia uprawniający do zgłoszenia do PPK wynosi 14 dni. Oznacza to, że pracodawca nie może zgłosić pracownika wcześniej, nawet jeśli wyraża on taką chęć. Z kolei maksymalny termin to 10 dzień miesiąca następującego po upływie 3 miesięcy od rozpoczęcia pracy. Pracownik, który wcześniej był zatrudniony w tej samej firmie na umowie innej niż umowa o pracę, a podlegał ubezpieczeniom emerytalno-rentowym, może zostać zgłoszony do PPK już od pierwszego dnia nowej umowy o pracę[1][4][5].
Etapy zgłaszania nowego pracownika do PPK
Cały proces przystąpienia do PPK przez nową osobę zatrudnioną realizowany jest w sposób etapowy:
1. Okres zatrudnienia minimum 14 dni – pracodawca nie zgłasza pracownika do PPK przed upływem pierwszych 14 dni zatrudnienia. Ten czas liczony jest od dnia rozpoczęcia pracy[1][2].
2. Zgłoszenie do PPK w ustawowym terminie – po upływie 14 dni, pracodawca ma obowiązek zgłosić nowego pracownika do PPK najpóźniej do 10 dnia miesiąca następującego po pełnych 3 miesiącach zatrudnienia. Niedozwolone jest opóźnianie tego procesu poza ten okres[4][6].
3. Zawarcie umowy o prowadzenie PPK – pracodawca podpisuje umowę o prowadzenie PPK na rzecz pracownika z wybraną instytucją finansową uprawnioną do zarządzania tymi środkami. Od tego momentu osoba staje się uczestnikiem PPK[6].
4. Rozpoczęcie potrącania i odprowadzania składek – składki są potrącane z wynagrodzenia pracownika począwszy od pierwszej wypłaty po zawarciu umowy PPK i odprowadzane przez pracodawcę bezpośrednio do instytucji finansowej[3]. Źródłem składek są zarówno środki pracownika, jak i dofinansowanie od pracodawcy oraz wpłata powitalna z Funduszu Pracy.
Obowiązki i uprawnienia stron przy przystąpieniu do PPK
Przystąpienie do PPK jest obligatoryjne dla nowego pracownika spełniającego wymogi ustawowe. Pracodawca ma bezwzględny obowiązek zgłosić pracownika do programu w wyznaczonych terminach. Brak zgłoszenia lub opóźnienia może skutkować nałożeniem sankcji administracyjnych[1][4].
Pracownik ma prawo rezygnować z uczestnictwa w PPK w dowolnym momencie. W tym celu składa pracodawcy odpowiednie pisemne oświadczenie. Ponowne przystąpienie do PPK po rezygnacji jest możliwe, ale wymaga złożenia wniosku i zachowania określonych przepisami terminów (np. ponowne zgłoszenie może nastąpić nie wcześniej niż po 3 miesiącach od rezygnacji)[2][3]. Osoby dołączające poza standardowym terminem (np. po rezygnacji lub w wieku powyżej 55 lat) mają prawo skorzystać z dobrowolnego przystąpienia, które realizowane jest przez pracodawcę niezwłocznie po otrzymaniu odpowiedniego wniosku[2][3].
Wyjątki i szczególne przypadki przystąpienia do PPK
Szczególne zasady obowiązują w przypadku osób mających historię wcześniejszego zatrudnienia w tej samej firmie lub obejmowanych analogicznymi ubezpieczeniami. Jeśli zmiana formy zatrudnienia wiązała się z objęciem ubezpieczeniami emerytalno-rentowymi (np. z umowy zlecenia na umowę o pracę), zgłoszenie do PPK może nastąpić od pierwszego dnia obowiązywania nowej umowy. Pracownicy w wieku powyżej 55 do 70 roku życia mogą przystąpić do PPK wyłącznie na wniosek[1][2][5].
Dobrowolne przystąpienie do PPK dostępne jest również dla osób wykluczonych z automatycznego objęcia programem. Decyzję o przystąpieniu podejmuje pracownik poprzez złożenie wniosku o zawarcie umowy o prowadzenie PPK przez pracodawcę. Pracodawca realizuje zgłoszenie bez zbędnej zwłoki, zazwyczaj w terminie do 10 dnia miesiąca po miesiącu, w którym upłynęły trzy miesiące zatrudnienia lub gdy wpłynął wniosek o ponowne przystąpienie[3][4].
Podsumowanie kluczowych terminów i zasad
Dla każdego nowego pracownika zatrudnionego na umowę o pracę obowiązują precyzyjne terminy przystąpienia do PPK:
- Minimalny staż zatrudnienia przed zgłoszeniem: 14 dni
- Maksymalny termin zgłoszenia: do 10 dnia miesiąca po upływie 3 miesięcy zatrudnienia
- Wynagrodzenie po zgłoszeniu objęte automatycznie składkami PPK
- Możliwość rezygnacji w dowolnym momencie przez złożenie oświadczenia
- Ponowne przystąpienie do PPK najwcześniej po 3 miesiącach od rezygnacji
- Szczególne zasady dla pracowników powyżej 55 roku życia oraz osób nieobjętych automatycznym zgłoszeniem
Przestrzeganie opisanych terminów i procedur pozwala zachować zgodność z przepisami prawa oraz umożliwia nowym pracownikom efektywne i przejrzyste uczestnictwo w PPK. Pracodawcy zobligowani są do monitorowania okresów zatrudnienia i zgłaszania pracowników zgodnie z harmonogramem ustawowym, zapewniając dostęp do długoterminowego oszczędzania emerytalnego[1][2][3][4][5][6][7].
Źródła:
- [1] https://inewi.pl/blog/nowy-pracownik-a-ppk-kiedy-moze-przystapic-jak-zrezygnowac-z-ppk
- [2] https://www.sdworx.pl/pl-pl/blog/nowy-pracownik-a-ppk
- [3] https://biznesoweabc.pl/post/zgloszenie-pracownika-do-ppk-procedury-i-terminy-2025
- [4] https://symfonia.pl/blog/finanse-i-ksiegowosc/planowanie-biznesowe/nowy-pracownik-a-ppk/
- [5] https://poradnikprzedsiebiorcy.pl/-zgloszenie-pracownika-do-ppk
- [6] https://www.mojeppk.pl/faq/pracodawca/umowa-o-prowadzenie_w-jakim-terminie-pracodawca-powinien-zawrzec-umowe-o-prowadzenie-pracownika-ktory-ma-wymagany-okres-zatrudnienianika-ktory.html
- [7] https://www.mojeppk.pl/aktualnosci/zmiana_pracodowacy_a_ppk_0734.html
Capra Campinos – nowoczesny portal ogólnotematyczny, który łączy profesjonalizm z przystępnością. Dostarczamy rzetelne i inspirujące treści z dziedzin biznesu, lifestyle’u, technologii i wielu innych. Zwinnie poruszamy się po każdym temacie, tworząc wartościowe artykuły dla wymagających czytelników.